Älvsjö Missionsförsamling – Integritetspolicy

Det är viktigt att du känner dig trygg med hur Älvsjö Missionsförsamling hanterar dina personuppgifter. Vi skyddar den information som du anförtror oss med, samt följer de lagar och regler som finns för att skydda din integritet.

Vi följer den nya dataskyddsförordningen, som också kallas GDPR (General Data Protection Regulation) och som gäller i hela EU. Den nya förordningen syftar till att stärka skyddet för den enskilda individen vid behandling av personuppgifter.

GDPR kommer inte att innebära någon märkbar skillnad för dig som är medlem eller aktiv i vår församling. Församlingen värnar redan om din personliga integritet och kommer fortsatt att hålla en hög skyddsnivå för dina personuppgifter.

Hör av dig till oss om du har några frågor med anledning av detta eller om du har några invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Har du några frågor om vår Integritetspolicy kan du alltid kontakta oss på dataskydd@alvsjokyrkan.se

Vad omfattas av vår integritetspolicy?

Vilken information samlar vi in?

Denna Integritetspolicy täcker alla personuppgifter som vi handhar, till exempel:

medlemmar och tidigare medlemmar
återkommande deltagare i våra aktiviteter eller möten
mottagare av våra utskick
kontakt per telefon eller e-post

Information som du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du kontaktar oss via e-post via telefon eller via sociala medier.

Det kan gälla:

Person- och kontaktinformation – namn, personnummer, adressinformation, e-postadress, telefonnummer, yrkesroll, din förening eller arbetsplats.

Information vi samlar in om dig

i samlar endast in data som krävs för varje kontakt. När du kommer i kontakt med oss kan vi efterfråga och samla in information om:

Personuppgifter för personer som är medlemmar eller som är återkommande deltagare i någon av våra aktiviteter eller möten:
Namn, personnummer, adressinformation, e-postadress och telefonnummer.
Personuppgifter för personer på föreningar, företag och kommunala förvaltningar och alla som tecknar avtal med oss:
Namn, yrkesroll, personnummer, e-postadress, telefonnummer, din förening, företag eller kommunala förvaltningar.

Vad gör vi med informationen?

Informationen du ger oss är nödvändig för att vi ska kunna kommunicera med dig, upprätthålla vårt centrala registerprogram ”Repet” och följa de krav som våra bidragsgivare ställer på oss vad gäller statistik. Du som representerar andra föreningar, företag eller kommunala förvaltningar behöver vi kunna hålla kontakt med för att kunna samarbeta så att församlingens verksamhet ska kunna fungera.

Insamling och användning av personuppgifter kallas för behandling av personuppgifter.

Känsliga personuppgifter behandlas extra varsamt

Vissa personuppgifter anses extra känsliga och har därför ett starkare skydd i dataskyddsförordningen Artikel 9.1 Dit hör bl.a. medlemskap i fackförening, hälsa, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, sexualliv eller sexuell läggning samt uppgifter om lagöverträdelser. Huvudregeln är att det är förbjudet att behandla känsliga uppgifter men det finns undantag från förbudet, t.ex. om den registrerade uttryckligen har lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål, se Artikel 9.2a.

Ett annat undantag är om behandlingen utförs inom ramen för berättigad verksamhet och med lämpliga skyddsåtgärder hos en förening som har ett religiöst syfte. Detta förutsätter att behandlingen enbart rör medlemmar eller tidigare medlemmar eller personer som på grund av föreningens ändamål har regelbunden kontakt med oss. Personuppgifterna inte lämnas ut utanför det organet utan den registrerades samtycke, se Artikel 9.2d.

Personnummer och samordningsnummer får endast behandlas om det är motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Anställda i församlingen och registeransvariga iakttar särskild aktsamhet med känsliga personuppgifter.

Här kan du se vilken laglig grund vi stödjer vår behandling av personuppgifter på i några olika situationer:

Repet

När du är medlem hos oss, anställd eller ledare i vår församling, återkommande deltagare i våra aktiviteter och möten, och registreras i vårt centrala registerprogram ”Repet”

Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Kontaktuppgifter	NamnPersonnummerAdressuppgifterE-postTelefonnummer
Aktivitetsinformation	Närvarorapportering/statistik

Församlingen behandlar dessa personuppgifter med hänvisning till Artikel 9.2d i dataskyddsförordningen enligt gällande besked från tillsynsmyndigheten och vår centrala organisation Equmeniakyrkan.

När du kontaktar oss via e-post och telefon

Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Kontaktuppgifter	Namn Titel E-post Telefonnummer
Företagsuppgifter	Företag/Organisation
Ärendeuppgifter	*Meddelande

Laglig grund: Berättigat intresse

När vi publicerar dina personuppgifter i någon av våra kanaler som webb, sociala medier eller i trycksaker, tidningar.

Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Foto/video	FotografierÖversiktsbilder från aktiviteter (Mingelbilder)Videofilmer
Kontaktuppgifter	NamnYrkesrollE-postTelefonnummer
Informationstexter	*Uttalanden

Laglig grund: Samtycke eller Berättigat intresse

När du som förening, företag eller kommunal förvaltning kontaktar oss, samt alla som tecknar avtal med oss:

Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Företags/organisationsuppgifter	Företag/Organisation Organisationsnummer Adressuppgifter Faktureringsinformation
Kontaktuppgifter	Namn Personnummer Yrkesroll E-post Telefonnummer
Ärendeinformation	*Meddelande

Laglig grund: Avtalsgrund om avtal har tecknats eller Berättigat intresse

När du anmäler dig till aktiviteter t.ex. läger och vill delge oss viktig hälsoinformation.

Kategori av uppgifter	Personuppgifter
Viktig hälsoinformation	**Allergier, specialkost, sjukdomar, mediciner.

Laglig grund: Samtycke

Uppgifter markerade med * betyder att uppgifterna är frivilliga och att vi bara samlar in de personuppgifter som du själv har valt att lämna till oss i löptext eller i telefon.

Uppgifter markerade med ** betyder att uppgifterna är frivilliga och extra känsliga men som du vill att vi ska känna till och planera för när du ska åka på läger eller annan aktivitet. Denna information sparas bara tillfälligt så länge lägret eller aktiviteten pågår och raderas därefter.

Kommer vi dela vidare din information?

Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till en tredje part.

Vi kan däremot komma att överföra till, eller dela din information med, utvalda tredje parter, enligt följande. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din information hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Samarbetsparter/underleverantörer. Vi kan komma att dela dina personuppgifter till föreningar eller företag som vi anlitar eller samarbetar med. Vi försöker bara överföra så minimal information som absolut är nödvändig för att de ska kunna utföra sitt uppdrag åt församlingen.
Föreningsbidragsgivare. Ekonomiskt stöd är ett viktigt bidrag till vår församlings verksamhet. Vi kommer att dela dina personuppgifter och statistik till bl.a. Studieförbundet Bilda där vår församling registrerar olika studiecirklar och till Myndigheten för stöd till trossamfund.
Myndigheter. Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter i vårt centrala registerprogram “Repet” och de flesta andra behandlingar inom EU/EES. Vi kan i vissa situationer behandla personuppgifter utanför EU/EES av en tredje part, till exempel en teknikleverantör av e-post eller andra IT-tjänster. Vi kommer i dessa fall alltid att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att din information ska hanteras i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar data så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket informationen samlades in, eller för att utföra våra åtaganden och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider, särskilt vad gäller redovisningskrav, arkivkrav m.m.

Dina rättigheter

Du som registrerad hos oss har flera rättigheter som du bör känna till.
Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per år, begära ett registerutdrag.
Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter.
Du har rätten att bli raderad (glömd), men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra ett avtal eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på berättigat intresse. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att berättigat intresse är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.
Du kan när som helst dra tillbaka ett samtycke genom att kontakta oss.
Du kan också lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen.
Du kan invända mot direktmarknadsföring som inte klassas som samhällsinformation.

Ändring av integritetspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna Integritetspolicy. Vi kommer meddela om sådan uppdatering på www.alvsjokyrkan.se och även upplysa om vilka ändringarna vi gjort i integritetspolicyn.

Kontakta oss

Vid frågor kring integritetspolicyn och våra rutiner, kontakta oss på dataskydd@alvsjokyrkan.se

Personuppgiftsansvarig är Älvsjö Missionsförsamling med organisationsnummer:

802003-9205. Adress: Långbrodalsvägen 46, 125 34 Älvsjö.

Integritetspolicy uppdaterades senast 2018-05-20